POLITICA DE PROTECCIÓN DE DATOS DE G12 CONGRESOS Y CONVENCIONES S.A.S

 

G12 CONGRESOS Y CONVENCIONES S.A.S. ha desarrollado esta política para el adecuado manejo de la información privada y los datos personales de nuestros usuarios, clientes y proveedores reconociendo la importancia de tener altos estándares de protección y dando el cumplimiento efectivo de las medidas legales para un tratamiento adecuado conforme a las finalidades de la sociedad, respetando su privacidad, minimizando los riesgos y comprometiéndonos a proteger su información.

 

Cuando se trata de información personal, estamos comprometidos a dar observancia a las normas establecidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, Ley 1581 de 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013, cumpliendo así con los principios de privacidad colombiana. 

 

Las disposiciones contenidas en la presente política hacen referencia al tratamiento que G12 CONGRESOS Y CONVENCIONES S.A.S. le da a sus datos personales, esto le ayudará a despejar sus inquietudes acerca de las fuentes y tipo de información que recibimos, cómo se utiliza, seguridad en el intercambio, entrega, transferencia, circulación, almacenamiento, uso, recolección y supresión de datos.

 

Identificación

 

G12 CONGRESOS Y CONVENCIONES S.A.S. es una sociedad por acciones simplificada dedicada a realizar cualquier actividad económica licita tanto en Colombia como en el extranjero y en especial toda clase de servicios de consultoría, asesoría, organización, desarrollo, montaje, realización, contratación de bienes o servicios y en general las descritas en el certificado de existencia y representación legal de la sociedad, cuyo domicilio principal es en la carrera 31 N° 22 c 11- 73 – Teléfono: 7562112 ext. 5101-5104 en la ciudad de Bogotá.

 

Información que es recogida

 

Nuestro sitio web podrá recoger información personal por ejemplo: nombre, número de identificación, dirección, números de teléfono, correo electrónico, etc. que se recolectan con su autorización que puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato técnico, tecnológico e idóneo que permita su posterior consulta, así como los que sean proporcionados con la manifestación inequívoca de su conducta que haga posible, la captura y almacenamiento de los datos recolectados en eventos y actividades en las que participa personal como visitante, colaborador, voluntario, empleado, contratista y demás personas que mantengan contactos permanentes o eventuales con la empresa.  Así mismo cuando sea necesario podrá ser requerida información específica para procesar algún pedido o realizar una entrega o facturación.

 

Enlaces a Terceros

 

Este sitio web pudiera contener en laces a otros sitios que pudieran ser de su interés. Una vez que usted de clic en estos enlaces y abandone nuestra página, ya no tenemos control sobre al sitio al que es redirigido y por lo tanto no somos responsables de los términos o privacidad ni de la protección de sus datos en esos otros sitios terceros. Dichos sitios están sujetos a sus propias políticas de privacidad por lo cual es recomendable que los consulte para confirmar que usted está de acuerdo con estas.

 

Finalidades del tratamiento de los datos

 

Los datos almacenados por G12 CONGRESOS Y CONVENCIONES S.A.S. son necesarios para capturar información de contacto con fines de:

 

  • Enviarle información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, campañas, invitaciones, promociones y concursos de carácter comercial o publicitario dando cumplimiento a nuestro objeto social a través de correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, razón por la cual la privacidad de sus datos es nuestra prioridad.

 

  • Legalizar las actividades comerciales (ingreso y pago de facturas de proveedores, elaboración y cancelación de facturas para clientes, pagos a trabajadores)

 

  • Ingreso de personal a nómina.

 

  • Verificación del estado tributario de los proveedores o clientes para la liquidación de retenciones según actividad comercial.

 

  • Evaluar la calidad del servicio.

 

  • Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo

 

Como utilizamos su información personal

 

G12 CONGRESOS Y CONVENCIONES S.A.S. puede utilizar y divulgar su información personal para una variedad de propósitos en relación con los productos y servicios proporcionados. 

 

No suministramos su información personal sin su consentimiento, pero si podremos divulgarla en ciertas circunstancias limitadas como la divulgación y el uso por terceros y proveedores de servicios que nos ayuden a operar nuestro negocio o proporcionar un servicio, así como a terceros contratistas y proveedores de servicios que nos ayudan a operar nuestros sistemas informáticos, enviar nuestro correo físico o correo electrónico y empresas que realizan análisis de datos para atributos de grupo demográfico de las personas. 

 

G12 CONGRESOS Y CONVENCIONES S.A.S. es titular del dominio xxxxxxxx y de los productos y servicios que se ofrecen en este sitio, así como de los otros servicios web que se identifiquen con nuestras diferentes marcas por medio del cual se comercializan los productos y servicios por sí y por medio de otros distribuidores. 

 

De acuerdo con la regulación legal vigente en materia de protección de datos, así como en materia de las TIC y de comercio electrónico, el usuario acepta expresamente que los datos personales aportados en el momento de su registro, o cualquier otro facilitado a través de sus diferentes herramientas o a cualquiera de sus distribuidores para su acceso a algunos de los servicios del sitio web, sean incorporados a la base de datos titularidad de esta empresa. En el caso de comunicaciones comerciales a través de correo electrónico o medio equivalente, el usuario presta su consentimiento expreso para el envío de publicidad a través de dicho medio.

 

La recolección y procedimiento sistematizado de los datos personales tiene como objetivo el mantenimiento, seguimiento y análisis de la relación contractual establecida con G12 CONGRESOS Y CONVENCIONES S.A.S., así como la gestión, administración, prestación, ampliación y mejora de los servicios en los que decida suscribirse, darse de alta, o utilizar, la adecuación de dichos servicios a sus preferencias y gustos, la realización de estudios estadísticos, el estudio del grado de éxito de las búsquedas en el sistema, la supervisión y estudio de la utilización de los servicios y sus actualizaciones, envío por medios tradicionales y electrónicos, de información técnica, operativa y comercial acerca de productos y servicios, filiales y distribuidores autorizados, respetando, en todo caso, la legislación vigente sobre protección de los datos de carácter personal.

 

Control de su información personal

 

En cualquier momento usted puede restringir la recopilación o el uso de la información personal que es proporcionada a nuestro sitio web.  Cada vez que se le solicite rellenar un formulario, como el de alta de usuario, puede marcar o desmarcar la opción de recibir información por correo electrónico.  En caso de que haya marcado la opción de recibir nuestro boletín o publicidad usted puede cancelarla en cualquier momento.

 

Esta compañía no venderá, cederá ni distribuirá la información personal que es recopilada sin su consentimiento, salvo que sea requerido por un juez con un orden judicial.

 

Derecho de los titulares

 

De conformidad con lo establecido en el artículo 8º de la Ley 1581 de 2012, el titular de la información tendrá los siguientes derechos.

 

  • Conocer, actualizar y rectificar los datos personales, suministrados por cualquier medio de los anteriormente descritos a G12 CONGRESOS Y CONVENCIONES S.A.S. como responsable del tratamiento.

 

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable.

 

  • Ser informado por G12 CONGRESOS Y CONVENCIONES S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

 

  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante G12 CONGRESOS Y CONVENCIONES S.A.S.

 

  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento de los datos personales no se respeten los derechos, principios y garantías constitucionales y legales. 

 

  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

Atención de petición, quejas, consultas y reclamos 

 

Para realizar peticiones, consultas, quejas y reclamos con el fin de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar su autorización por favor contacte a G12 CONGRESOS Y CONVENCIONES S.A.S., a través de un formato suministrado por el Oficial de Protección de datos personales Sharon Pelayo Vasco, identificado con la cédula de ciudadanía No. 1022979790 de Bogotá, quien puede ser contactado en el teléfono 7562112 extensión 5104 o realizar la solicitud al correo electrónico sharon@g12.co 

 

Legitimación para el ejercicio del derecho del titular

 

Los derechos de los titulares establecidos en la ley podrán ejercerse por las siguientes personas: 

 

  1. a) Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición G12 CONGRESOS Y CONVENCIONES S.A.S.

 

  1. b) Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad. 

 

  1. c) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 

 

  1. d) Por estipulación a favor de otro o para otro. 

 

Procedimiento para ejercer los derechos

 

Consulta

 

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, G12 CONGRESOS Y CONVENCIONES S.A.S., garantizara el derecho de consulta, suministrando a los titulares toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

 

Será atendida en un término máximo de diez (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Reclamos

 

Si el titular de los datos personales o sus causahabientes consideran que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

El reclamo del titular se formulará mediante solicitud dirigida a G12 CONGRESOS Y CONVENCIONES S.A.S. por el interesado mediante el formato suministrado por el Oficial de Protección de datos personales o realizar la solicitud al correo electrónico sharon@g12.co , donde se requerirá como mínimo la siguiente información: 

 

  1. La identificación del titular.
  2. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
  3. La dirección.
  4. Relación de los documentos que se quieran hacer valer. 

 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 

 

  1. Una vez recibido el correo con el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta “reclamo en trámite” en la base de datos y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. 

 

  1. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, El cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a G12 CONGRESOS Y CONVENCIONES S.A.S. la actualización, rectificación y supresión de datos, previa acreditación de su identidad.

Los derechos de actualización, rectificación y supresión de datos únicamente se podrán ejercer por:

  • El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
  • Su representante, previa acreditación de la representación. Si no se acredita la representación se tendrá por no presentada.

La solicitud de actualización, rectificación o supresión de datos debe ser presentada a través de los medios habilitados por G12 CONGRESOS Y CONVENCIONES S.A.S., señalados en el aviso de privacidad, tales como medios electrónicos, formularios, formatos y contener como mínimo la siguiente información:

  • Nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
  • Documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
  • Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales, el titular busca ejercer alguno de los derechos.
  • Si es del caso, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

Se rectificará y actualizará a solicitud del titular la información de este, que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados anteriormente.

Con la solicitud del titular debe indicar que correcciones se deben realizar y aportar la documentación que avale su petición.

 

Revocatoria de la autorización 

 

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello G12 CONGRESOS Y CONVENCIONES S.A.S. dispone de los medios que de manera gratuita le permite revocar al titular su consentimiento, bien sea parcial o totalmente. La revocación del consentimiento se puede dar por dos vías:

 

  1. Sobre la totalidad de las finalidades consentidas. Para tal efecto G12 CONGRESOS Y CONVENCIONES S.A.S. dejara de tratar por completo los datos del titular.
  2. Revocación parcial del consentimiento: Se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con lo que el titular no esté conforme.

Los mecanismos o procedimientos que G12 CONGRESOS Y CONVENCIONES S.A.S. establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme lo señala el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

 

 

 

Seguridad de la información

 

G12 CONGRESOS Y CONVENCIONES S.A.S. ha adoptado medidas de seguridad razonables para proteger la información de los titulares e impedir el acceso no autorizado a sus datos o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de los mismos. 

 

Los empleados y directivas, quienes actúan como operadores del tratamiento de los datos personales, tienen acceso a las bases de datos y aplicativos con claves de usuarios asignadas por el área de sistemas y únicamente con el fin de desarrollar el objeto social de G12 CONGRESOS Y CONVENCIONES S.A.S. 

No se permite el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las enunciadas, a excepción de un pedido expreso del titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional. 

No obstante, lo anterior, G12 CONGRESOS Y CONVENCIONES S.A.S. no será responsable por ataques informáticos y en general cualquier acción que tenga como objetivo infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales e información diferente a éstos, contenida en sus equipos informáticos o en aquellos contratados con terceros.

G12 CONGRESOS Y CONVENCIONES S.A.S. se exonera de manipulaciones ilícitas de terceros, fallas técnicas o tecnológicas, que se encuentran por fuera de su ámbito de protección. 

 

Vigencia

 

La presente política entra en vigencia el día de su divulgación. Las bases de datos se mantendrán vigentes hasta la culminación del objeto social G12 CONGRESOS Y CONVENCIONES S.A.S. En caso de vacíos, dudas, inquietudes o necesidad de ampliación de la información suministrada, se remitirá al ordenamiento normativo correspondiente, es decir, a la ley 1581 de 2012, decreto reglamentario 1377 de 2013, normas concordantes y posteriores jurisprudencias ajustadas al tema de la protección y tratamiento de los datos personales.