La producción del evento consiste en coordinar el equipo técnico y humano para que se desarrolle la actividad en el recinto y tiempo preciso. Debemos tener en cuenta que el proceso de producción no lo terminamos con el evento en sí, lo determinamos en el tiempo de preparación del evento
El éxito en la organización de un evento depende un 70 u 80% de la etapa de planeación del evento. Podemos enmarcar la realización del evento en tres grandes etapas. Pre-evento (planeacion), evento y Post-evento. Gran parte del tiempo en el desarrollo del evento estaremos “PLANEANDO”
Cuando iniciamos a planear nuestro evento, debemos definir que tipo de evento es. puede ser una conferencia, un concierto, un evento social como un matrimonio, etc. después de establecer el tipo de evento debemos establecer la fecha, la locación, los invitados ( conferencista(s), artista(s), etc.),requerimientos técnicos de los invitados (rider) y hospitalidad
Una vez definido el evento , analizamos todas las necesidades que pueden ir surgiendo para que el día del evento no nos falte de nada, y define y ejecuta las acciones precisas para ir cubriendo de manera más eficiente posible. Es importante establecer desde un primer momento las necesidades específicas y calcular y prever los costos que supondrán.
Todo evento siempre va tener un valor, un costo que se debe cubrir. Uno de los primeros aspectos que debemos tener en cuenta es el presupuesto, ya que de aquí se definirán muchos aspectos de nuestro evento. Toda esta información debe estar siempre por escrito!
se puede dividir en 2 grupos principales
1.- necesidades derivadas del contrato con el artista o invitado.
* rider técnico, donde se reflejan todas las necesidades tipo: medidas de escenario, equipos de sonido, luces, backline, etc.
* y rider de hospitalidad, donde se reflejarán necesidades referentes a camerinos, mantenimiento, alojamientos, seguridad, etc.
2.- necesidades derivadas del promotor: con todo lo recogido en el punto anterior visto, damos un paseo por el recinto donde vamos a realizar el evento para comprobar las condiciones del espacio y ver todo el trabajo que hay que organizar y cómo organizarlo en cuanto a:
infraestructuras: escenario, camerinos, vallados, etc.
carga y descarga: cuánto personal vamos a necesitar, qué medios de transporte, cuáles y
cómo son los accesos al recinto?
acometidas eléctricas: necesitamos grupos electrógenos? ¿Dónde podremos ubicarlos?
contratación de seguros: puede ser necesaria una póliza para garantizar que estamos cubiertos ante cualquier accidente que podamos sufrir en el proceso de la producción
material: todos los materiales empleados deben estar homologados
seguridad: desde la contratación de personal hasta las necesidades de seguridad de planes de evacuación, prevención de riesgos, etc.
El resultado de todo este análisis será el presupuesto preciso para llevar a cabo la producción del evento.
El planear correctamente nuestro evento nos llevara tener claro los costos y definir varios aspectos que se necesitaran el dia del evento tales como:
- permisos en orden
- planes de seguridad elaborados
- necesidades del artista
- horarios de pruebas y concierto
- datos del promotor, artista o invitado, equipo técnico…
- necesidades de personal cubiertas: dirección de producción, personal de trabajo en altura (climbers, riggers, etc.), personal de carga y descarga, backliners, stage manager, personal de montaje y desmontaje, runners… Y no podemos olvidar nunca la hospitalidad para el equipo.
Todo esto deberemos haberlo elaborado en un calendario, planificado y confirmado con cada persona implicada. Para la realización de nuestro evento debemos definir al staff que nos va estar ayudando en las diferentes áreas, como se ve en las siguiente gráfica. En esta gráfica un estoy incluyendo al personal de seguridad, logística , enfermería, servicios generales, anfitriones etc, solo al personal que nos ayudara técnicamente en el evento
Cada uno de estos colaboradores tienen funciones específicas que nos ayudarán a realizar nuestro evento con éxito
Las siguientes descripciones técnicas generales de trabajo indican las responsabilidades y funciones generales para cada función dentro de una producción.
El gerente de producción, que dirige el departamento de producción, supervisa todos los elementos técnicos y el personal de escena para la producción. El gerente de producción a menudo es el responsable en última instancia de montar con éxito la producción mientras se adhiere al presupuesto, por lo que debe tener un conocimiento detallado de cada faceta del concepto, diseño, mano de obra y programación del espectáculo. Debido a eso, él o ella generalmente es responsable de crear y supervisar todos los aspectos técnicos del programa de producción.
El director de escena (STAGE MANAGER) supervisa a los artistas y coordina su interacción con los aspectos técnicos de la producción. Cuando los actores participan en ensayos o actuaciones en el escenario, el director de escena está a cargo. Mientras que él o ella es responsable de (al menos inicialmente) llamar al programa, el director de escena también es responsable de actualizar todos los documentos relacionados con la ejecución del programa.
El director técnico es responsable del éxito general en el sitio del programa de producción. Él o ella supervisa y coordina todos los departamentos técnicos para cada llamada de trabajo. Para ejecutar estas responsabilidades con éxito, el director técnico a menudo trabaja en estrecha colaboración con el gerente de producción para coordinar cada elemento y el marco de tiempo involucrado.
Los siguientes cinco miembros del personal de producción son “jefes” de sus respectivos departamentos. No solo supervisan su área específica, en los programas más grandes, son responsables de la nómina y para asegurarse de que haya suficientes personas representando a su departamento para cada llamada de la tripulación.
El carpintero de producción supervisa todos los aspectos de la preparación, instalación y mantenimiento del paquete escénico, y supervisa al equipo de carpintería. Si el diseño general involucra equipo suspendido sobre el escenario, se le puede asignar a una persona responsable del trabajo en alturas para asegurarse de que todos los productos suspendidos en el aire estén seguros, balanceados y funcionales. Si las piezas del diseño escénico u otros elementos requieren pies cuadrados en el escenario, el carpintero de cubierta supervisa el ensamblaje, el movimiento o la colocación de esas piezas.
El electricista de producción supervisa todos los aspectos de la preparación, instalación y mantenimiento del paquete de iluminación. Esto no solo incluye los elementos del diagrama de luz, sino que también puede incluir equipo de proyección y cualquier otro equipo periférico que requiera el uso de electricidad dentro del espacio de rendimiento. Otros paisajes, propiedades o disfraces asociados con el espectáculo que requieren electricidad también pueden requerir su participación. Mientras que el resto del equipo creativo es vital para el éxito estético del espectáculo, el electricista de producción es un miembro crucial del personal de soporte del diseñador de iluminación para cualquier producción.
Un jefe de propiedades o director de realizadores a menudo es contratado para facilitar numerosas tareas, principalmente supervisando la preparación y el uso de las propiedades que los artistas ejecutan durante la producción. Él o ella también puede supervisar la preparación, instalación y mantenimiento de cualquier cobertura que supere el escenario. Otras tareas pueden incluir la instalación de equipos en el foso de la orquesta y el área del vestuario.
El Ing de Sonido es responsable de la preparación, instalación y mantenimiento de todos los aspectos del espectáculo relacionados con el sonido. Esto incluye la instalación de la consola de sonido, los dispositivos de reproducción, los amplificadores y los altavoces para producir sonido para la audiencia y todas las demás áreas que necesitan monitorear el espectáculo. El cabezal de sonido de producción también es a menudo responsable de los auriculares y cualquier comunicación visual, incluidas las cámaras y los monitores de video. Si la producción incluye sonido en vivo, también se deben instalar y mantener los micrófonos específicos para cada tarea.
El supervisor de vestuario supervisa la preparación, instalación, mantenimiento y ejecución de cualquier elemento que cubra los cuerpos de los artistas durante una producción. A menudo, esto incluye todas las partes de la ropa y las cubiertas de la cabeza, pero también puede incluir el maquillaje y la coordinación de otros elementos utilizados con el vestuario, incluida la colocación del micrófono inalámbrico o el almacenamiento de accesorios de mano.